Definicje używane w dalszej części opracowania:

Spółka: INTERAUT-ELECTRIC Sp. z o.o. z siedzibą w Mysłowicach przy ul. Juliusza Słowackiego 4, Sąd Rejonowy Katowice VIII Wydział Gospodarczy KRS o numerze KRS 0000951150, NIP: 2220921772

Klient: osoba prawna lub fizyczna, z którą Spółka zawarła conajmniej jedną umowę handlową w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub nawiązuje kontakt w celu zawarcia takiej umowy.

Osoba kontaktowa: osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami i przedstawicielami Spółki w celu nawiązania współpracy handlowej, która może stać się Klientem. W szczególności osobą kontaktową może być pracownik Klienta lub osoba wyznaczona do jego reprezentacji. W takiej sytuacji Klient może udzielić takiej osobie stosownych upoważnień, o czym może poinformować Spółkę.

Administratorem danych osobowych Klientów oraz Osób kontaktowych jest Spółka. Wszelką korespondencję w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kierować na adres siedziby Spółki, lub wysłać na adres e-mail Spółki: biuro@interaut-electric.pl

Cele przetwarzania danych osobowych:

• Czynności zmierzające do zawarcia umowy handlowej lub jej zawarcie. Szczególnie dotyczy to danych osobowych osoby działąjącej w imieniu Klienta podczas składania zamówień w Spółce lub odbierania zamówień od Spółki.
• Odpowiadanie na zapytania dotyczące asortymentu towarowego i usługowego oferowanego przez Spółkę zmierzające do zawarcia umowy handlowej, niezależnie od formy tej odpowiedzi.
• Realizacja obowiązków prawnych spoczywających na Spółce wynikająca z przepisów prawa podatkowego i rachunkowości.

Dodatkowo w nw. przypadkach podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Spółki

• Weryfikacji czy dana osoba fizyczna jest osobą uprawnioną do reprezentowania Klienta, w szczególności, jeżeli osoba taka zaciąga zobowiązania w imieniu Klienta np. pobierając towar w imieniu Klienta na podstawie posiadanego upoważnienia.
• Dochodzenia roszczeń z tytułu wykonywania umów handlowych oraz ochrony przed takimi roszczeniami
• Marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług
• Utrzymywania relacji biznesowych pomiędzy Klientem i Spółką w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
• Sporządzania raportów i analiz związanych z wykonanymi transakcjami, włączając w to historię płatności oraz statystyki oferowanych/sprzedanych produktów i usług.

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora

W przypadku danych osobowych dotyczących zawieranych umów handlowych oraz czynności zmierzających do zawarcia takich umów Spółka przetwarza następujące informacje:

• Imię i nazwisko Klienta, lub nazwa firmy

• Adres prowadzenia działalności a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres podany przez Klienta,

• Adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,

• Numer NIP, jeżeli Klient prowadzi działalność gospodarczą.

• numer rachunku bankowego, w przypadku realizowania zapłaty przelewem

• podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu (np. dokument odbioru towaru)

• adres e-mail do korespondencji

• numer telefonu kontaktowego

• historię transakcji, w tym transakcje zakupu/sprzedaży, przesyłane zapytania ofertowe i zapytania o produkty

• historię komunikacji z Klientem

W przypadku danych osobowych Osób kontaktowych Spółka przetwarza:

• Imię i nazwisko

• Stanowisko

• Dane adresowe

• Telefon kontaktowy

• Nazwa firmy

• Kontaktowy Adres e-mail

• Zajmowane stanowisko (jeżeli Osoba jest pracownikiem Klienta)

• Posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta

• Numer dokumentu tożsamości, w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta

• Historię komunikacji z Osobą kontaktową.

Okres przechowywania danych

W przypadku wykonania umowy handlowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dane Klienta niezbędne do zawarcia umowy handlowej przechowywane są 5 pełnych lat kalendarzowych od daty wystąpienia obowiązku podatkowego, nie krócej jednak niż do upływu roku od wygaśnięcia zobowiązań Administratora wynikających z umowy.

W przypadkach dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami dane przechowywane są minimum do momentu przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania, nie dłużej jednak niż do końca pełnego roku kalendarzowego po dacie przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania.

W przypadku, kiedy do zwarcia umowy handlowej nie doszło, dane Klienta przetwarzane są pełne 5 lat od ostatniej czynności zmierzającej do zawarcia umowy handlowej (wysłanej oferty, odpowiedzi na zapytanie ofertowe). Jednostronny kontakt ze strony Administratora nie przedłuża tego okresu.

W przypadku kiedy przetwarzane są dane Osoby kontaktowej, dane przetwarzane są do momentu otrzymania żądania wstrzymania ich dalszego przetwarzania, lub otrzymania żądania ich usunięcia, chyba, że dane tej osoby związane są pośrednio lub bezpośrednio z nierozliczonymi umowami handlowymi, np. osoba występuje jako osoba odbierająca towar w imieniu Klienta. W takiej sytuacji dane przetwarzane są do chwili całkowitego rozliczenia transakcji z Klientem.

Żródła z jakich Administrator pozyskuje dane.

Administrator w większości przypadków pozyskuje dane bezpośrednio od osoby zainteresowanej, która podaje swoje podstawowe dane wchodząc w interakcje z pracownikami lub przedstawicielami administratora. Informacja taka może być dostarczona do administratora:

• na piśmie poprzez wysłanie korespondencji pocztowej na adres Administratora
• wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zapytań o produkty z prośbą o udzielenie odpowiedzi zwrotnej
• telefonicznie, kontaktując się z pracownikami Spółki
• Dane kontaktowe osób reprezentujących Klienta Spółka może pozyskać bezpośrednio od Klienta, jeżeli takie jest wymaganie biznesowe Klienta i zamierza on wskazać swoich reprezentantów biznesowych w określonych obszarach działania
• Spółka może pozyskiwać dane z informacji ogólnie dostępnych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub bazy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), firmowych stron internetowych, w zakresach danych publikowanych w sposób jawny.Prawa osób, których dane są przetwarzane przez Spółkę

Każda osoba fizyczna, której dane przetwarza Administrator ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych – jeżeli chce dowiedzieć się jakie dane przetwarzane są przez Spółkę

• sprostowania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dane przetwarzane przez Spółkę są nieprawidłowe,

• ograniczenia przetwarzania – w każdym przypadku, kiedy uzna, że zakres przetwarzanych danych jest nieadekwatny do celów do jakich to przetwarzanie jest wykonywane,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dany cel przetwarzania danych ma zostać wstrzymany

• cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody na przetwarzanie danych nie ma wpływu na przetwarzanie danych, które dokonywane było w przeszłości.

• usunięcia danych (realizacji prawa do bycia zapomnianym), jeżeli uzna, że chce skorzystać z takich uprawnień.

• Przeniesienia danych – każda osoba fizyczna może wystąpić o zapisanie wszystkich przekazanych do Spółki do osobnego pliku w celu przekazania tych danych do innego podmiotu. Zakres przekazywanych danych dotyczy danych osobowych z uwzględnieniem interesów i tajemnicy handlowej Spółki.

• Wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Spółkę do organu nadzorczego

Operacje usunięcia, sprostowania danych, wstrzymania dalszego przetwarzania danych i egzekwowania prawa do bycia zapomnianym, realizowana jest przez Spółkę niezwłocznie po uzyskaniu takiego żądania od osoby, której dane są przetwarzane, po potwierdzeniu jej tożsamości, chyba, że taka operacja stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa lub jest sprzeczna z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Spółkę. Przykładowo, jeżeli dane Klienta występują na Fakturze VAT i nie upłynął okres, w którym Spółka ma obowiązek przechowywania tych danych dla celów realizacji obowiązku podatkowego, a Klient zażądał ich usunięcia, żądanie takie nie będzie mogło być przez Spółkę wykonane.

W celu realizacji praw o których mowa powyżej należy kontaktować się na adres siedziby Spółki lub wysyłając korespondencję elektroniczną na adres e-mail Spółki: biuro@interaut-electric.pl

Podmioty, którym Spółka przekazuje dane osobowe

Spółka udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przezSpółkę:

• Firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Spółką, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta
• Firmie świadczącej wsparcie w zakresie użytkowanego systemu ERP, w zakresie minimalnym w jakim jest to konieczne dla celów wykonywania prac serwisowych
• Firmie świadczącej dla Spółki usługi poczty elektronicznej oraz udostępniania zasobów dyskowych w tzw. chmurze obliczeniowej.
• Współpracującym z Spółką kancelariom prawnym oraz firmom ubezpieczeniowym i windykacyjnym w zakresach wynikających z prowadzonych spraw związanych z odzyskiwaniem należności oraz ubezpieczaniem transakcji lub obroną przed roszczeniami.
• Współpracującymi z Spółką kontrahentami (np. dostawcy) w zakresie koniecznym do wykonania umów handlowych (np. podanie adresu klienta i kontaktu w przypadku bezpośredniej dostawy towaru od dostawcy do klienta).

W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Spółka stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby nieuprawnione.

Spółka przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Spółki zadaniem priorytetowym.